Hoe wordt je bedrijfskennis ingeladen?
Geschreven door Azer Gunes
Je bedrijfskennis komt bij Sophie samen in de kennisbank van de Next Apex-app, uit drie bronnen: je producten, tekstblokken die je zelf schrijft en documenten die je uploadt. Onder 'Wat Sophie ziet' lees je precies welke tekst ze meekrijgt.
Je vindt dit alles bij Instellingen › Kennisbank. Het gaat om je diensten, je werkwijze en de antwoorden op vragen die je als schilder of dakdekker steeds opnieuw krijgt. Hoe het gesprek daarna verdergaat, past in het verhaal over leadopvolging.
1. Alles wat Sophie weet staat op één scherm
De kennisbank toont op één scherm wat de assistent weet: de diensten en prijzen uit je producten, de tekstblokken en de documenten. Een dakdekker ziet in één oogopslag wat er al staat en wat nog ontbreekt.
2. Diensten en prijzen komen rechtstreeks uit je producten
Diensten en prijzen komen live uit de producten van je bedrijf in de app en zijn in de kennisbank alleen te lezen. Pas je als installateur de prijs van een dienst aan, dan doe je dat bij het product. Een bedrag staat daardoor nooit op twee plekken met een ander getal.
Schrijf in je tekstblokken dus de uitleg, en laat de bedragen over aan de producten.
3. Tekstblokken zijn voor je eigen uitleg
Voor kennis die je in woorden vastlegt, zijn er tekstblokken. Soorten zijn onder meer Hoe wij werken, Veelgestelde vragen, Bezwaren, Regels, Sectoren, Exclusiviteit, No Cure No Pay, Onboarding, Toon, Links, Video's en Overig.
Een schilder beschrijft bij Hoe wij werken wat er gebeurt na een aanvraag. Bij Veelgestelde vragen zet hij de vragen die klanten steeds stellen, met zijn eigen antwoord. Per onderwerp één blok houdt het overzichtelijk, en je weet precies waar je iets moet bijwerken.
4. Documenten worden meteen uitgepakt
Staat je uitleg al in een document, bijvoorbeeld een beschrijving van je werkwijze als aannemer, dan upload je dat. De app pakt de inhoud meteen uit. Lukt dat niet, dan zie je een melding met de reden. Je weet dus direct of het gelukt is.
Begin met de uitleg die je ook aan een nieuwe collega zou geven. Dat levert meteen bruikbare kennis op voor AI-opvolging met Sophie. Hoe je later zelf inhoud bijwerkt, staat in Sophie zelf aanpassen en trainen.
5. Je ziet precies wat Sophie meekrijgt
Onder 'Wat Sophie ziet' staat de tekst die in Sophies instructie komt. Zegt ze iets onverwachts, dan kijk je daar waar het vandaan komt. Wat je in het dashboard aanpast, wint van de standaardtekst.
Dit principe is onderzocht: taalmodellen die hun antwoord baseren op een doorzoekbare bron gaven specifiekere, diversere en feitelijkere tekst dan een model dat alleen op zijn eigen geheugen leunt, en die bron kun je vervangen om de kennis bij te werken (Lewis e.a., NeurIPS 2020).
Lees je werkwijze zoals Sophie die ziet, en pas hem aan als het niet is wat je een klant zou vertellen. Over het controleren van antwoorden lees je meer in hoe fouten en verkeerde antwoorden worden voorkomen.
Wil je jouw bedrijfskennis klaarzetten voor Sophie?
Plan een gratis kennismakingsgesprek en neem je diensten, werkwijze en klantvragen mee. Bespreek hoe die informatie samenkomt in je WhatsApp-opvolging.
Plan een gratis strategiegesprek
Vul het formulier in. We bellen je en kijken samen wat jouw merk of bedrijf online nodig heeft.
