Koude acquisitie per mail die wél afspraken oplevert: zo werkt een e-mailcampagne in 8 stappen

1. Begin bij je ideale klant

Een campagne is zo goed als de lijst waar hij naartoe gaat. Daarom beginnen we bij de vraag: wie wil je eigenlijk als klant? Welke soort bedrijven, in welke regio, en wie beslist daar over jouw soort opdracht?

Een schilder die VvE's wil bereiken, mailt de beheerder die het onderhoud regelt. Hoe scherper dat beeld, hoe persoonlijker elke mail kan zijn.

2. Mail de beslisser, met naam en toenaam

Een mail naar een algemeen info-adres moet eerst nog de juiste persoon vinden. Daarom zoeken wij per bedrijf de naam en het mailadres van de persoon die beslist.

Elk adres wordt gecontroleerd voordat we iets versturen, zodat je mail bij echte mensen aankomt. De lijst die zo ontstaat, blijft van jou.

3. Schrijf een reeks, geen losse mail

Eén mail is snel gemist in een volle inbox. Daarom schrijven we een reeks van 5 tot 10 persoonlijke mails die elkaar over een paar weken opvolgen, elk met een eigen invalshoek: een korte introductie, een herkenbaar probleem, bewijs uit eerder werk en iets van waarde.

Kort, in gewone tekst, met één vraag per mail en met de naam en het bedrijf van de ontvanger erin. Jij keurt elke mail goed voordat hij verstuurd wordt. En wie antwoordt, krijgt geen opvolgmails meer: vanaf dat moment praat hij met jou.

4. Houd je eigen domein veilig

Met je eigen domeinnaam mail je offertes, facturen en klanten. Die mail wil je veilig houden. Mailprogramma's als Gmail en Outlook houden per domeinnaam een reputatie bij. Daarom versturen we een campagne vanaf 2 tot 3 aparte domeinen die op jouw naam lijken en doorlinken naar je website.

Aan elk domein koppelen we onze AI-medewerkers: verzendaccounts op naam, met een eigen handtekening en jouw logo. Elk account begint met 25 mails per dag, en in 2 tot 3 weken bouwen we dat rustig op. En we zetten de technische instellingen goed (SPF, DKIM en DMARC), zodat mailprogramma's zien dat de mail echt van jou komt.

5. Verstuur zoals een mens mailt

Een mens typt geen honderd mails in één minuut. Daarom versturen we binnen vaste verzendtijden, in een wisselend tempo en verdeeld over de accounts: hooguit 50 mails per account per dag en maximaal 500 in totaal. Zo lijkt elke mail op wat hij ook is: een persoonlijke mail van iemand uit je bedrijf.

6. Kijk wie interesse toont

Na het versturen begint het mooiste deel. In de app van Next Apex zie je per ontvanger wie de mail opende, wie op een link klikte, wie reageerde en wie daarna op je website kwam kijken, tot op de pagina's die hij bekeek. Bekijkt een beheerder je projecten of je contactpagina, dan weet je: hier zit interesse.

Tip: reken vooral op reacties, websitebezoek en afspraken. Opens tellen hoger dan ze zijn, omdat Apple Mail mails automatisch opent. Websitebezoek zie je zodra de bezoeker toestemming geeft in de cookiemelding op je site.

7. Maak er elke dag werk van

Inzicht levert pas iets op als je ermee aan de slag gaat. Daarom sturen wij je elke dag een mail met de belangrijkste taken. Zo begin je je dag met een korte lijst en besteed je je tijd aan de bedrijven met de meeste interesse.

8. Laat de klant zelf een afspraak kiezen

Het doel van een campagne is een gesprek. Daarom staat in elke mail je boekingslink. Wie interesse heeft, kiest zelf een moment en de afspraak staat direct in je agenda (Google Agenda of Microsoft 365), met een videolink en een herinnering vooraf.

In de app zie je bij welke campagne elke afspraak hoort. Zo weet je precies wat je campagne heeft opgeleverd.

Een e-mailcampagne laten opzetten?

Wij doen het hele traject: van je ideale klant tot afspraken in je agenda. Jij voert de gesprekken.

Bekijk hoe e-mailcampagnes werken